Cos’è, a cosa serve e perché è obbligatorio
Sempre più attività commerciali, aziende e locali pubblici installano sistemi di videosorveglianza per proteggere beni, ambienti e persone. Tuttavia, pochi sanno che, nel momento in cui viene installato un impianto di telecamere, è obbligatorio redigere uno specifico documento, in linea con le normative sulla privacy e la protezione dei dati personali.
Parliamo del Documento di Informativa sulla Videosorveglianza, spesso chiamato anche "documento privacy per videosorveglianza".
Cos’è il Documento sulla Videosorveglianza
Il documento sulla videosorveglianza è un atto formale previsto dal Regolamento Europeo 2016/679 (GDPR) e dalle indicazioni del Garante della Privacy. Serve a dimostrare che l’impianto è stato installato e viene gestito nel rispetto della normativa vigente.
Non basta, infatti, installare le telecamere e mettere un cartello: chi utilizza un sistema di videosorveglianza ha l’obbligo di documentare in modo trasparente:
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le finalità del trattamento,
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le modalità di conservazione delle immagini,
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chi ha accesso ai dati,
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e quali misure sono state adottate per tutelare la privacy delle persone riprese.
Cosa deve contenere il Documento
Il documento deve essere specifico per ogni impianto, personalizzato in base al contesto e alle modalità di utilizzo. In particolare, deve contenere:
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Dati del titolare del trattamento: cioè chi ha installato e gestisce l’impianto.
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Finalità del sistema: ad esempio, prevenzione di furti, sicurezza del personale, protezione dei locali.
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Base giuridica: legittimo interesse, obblighi legali, sicurezza sul lavoro, ecc.
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Tipologia e numero delle telecamere: specificare se registrano immagini fisse, continue, su movimento.
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Zone riprese: mappa o descrizione delle aree videosorvegliate.
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Tempi di conservazione delle immagini (massimo 24-72 ore, salvo casi particolari).
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Accesso alle immagini: chi può visionarle, come viene garantita la sicurezza dei dati.
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Misure di sicurezza adottate: password, crittografia, registratori protetti.
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Cartellonistica informativa: deve essere presente, visibile e conforme alle indicazioni del Garante.
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Registro dei trattamenti (quando necessario).
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Nomina del Responsabile del Trattamento o incaricati, se coinvolti soggetti terzi (es. impresa di vigilanza).
Videosorveglianza e Privacy: cosa dice la legge
La normativa di riferimento è il GDPR (Regolamento UE 2016/679), affiancato da:
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Provvedimento del Garante Privacy del 10 aprile 2010 (ancora valido come linea guida tecnica),
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Codice Privacy italiano (D.Lgs. 196/2003 aggiornato),
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Provvedimenti specifici del Garante per casi particolari (es. luoghi di lavoro, scuole, ambienti pubblici).
Chi non è in regola rischia sanzioni anche molto pesanti, che possono arrivare fino a 20.000 euro o il 4% del fatturato annuo, oltre a eventuali segnalazioni da parte dei dipendenti o del pubblico.
Dove va esposto il cartello di videosorveglianza?
Il cartello informativo è obbligatorio e deve essere:
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visibile prima dell’ingresso nell’area videosorvegliata,
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facilmente leggibile,
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contenere simboli chiari e le informazioni minime richieste (titolare del trattamento, finalità, riferimento normativo).
